Van de Vyver – Parmentier is een Belgisch bedrijfsrevisorenkantoor met een brede waaier aan klanten en opdrachten. Het kantoor beheert zowel eenmalige revisorale opdrachten als meerjarige commissarisopdrachten, elk met eigen wettelijke deadlines, controles en rapporteringsverplichtingen.
Frappant ontwikkelde een webgebaseerd portaal dat deze werking centraliseert en structuur brengt in klantenbeheer, opdrachten, mandaten, tijdsregistratie en opvolging. De applicatie ondersteunt het dagelijkse werk van medewerkers en biedt het kantoor een duidelijk overzicht van lopende en aankomende verplichtingen.
De werking van een bedrijfsrevisorenkantoor vraagt nauwkeurige opvolging:
De bestaande tools boden onvoldoende samenhang. Informatie zat verspreid, opvolging vergde veel manueel werk en het risico op het missen van deadlines nam toe naarmate het aantal dossiers groeide.
Er was nood aan één centrale toepassing die de volledige werking ondersteunt en tegelijk flexibel genoeg blijft voor de praktijk.
Uit analyse van de dagelijkse werking bleek dat het portaal moest:
De toepassing moest medewerkers ontlasten en tegelijk het kantoor meer grip geven op de voortgang van dossiers.
Frappant bouwde een webapplicatie die fungeert als centraal werkinstrument voor het kantoor. Het portaal combineert klantenbeheer, opdrachten, mandaten en rapportering in één omgeving, met duidelijke rollen en toegangsrechten.
De applicatie is toegankelijk via een beveiligde login en ondersteunt zowel administratieve taken als inhoudelijke dossieropvolging.
Authenticatie en rollen — Gebruikers melden zich aan via een beveiligd inlogsysteem. Rollen bepalen de beschikbare functionaliteit, met onderscheid tussen beheerders en medewerkers.
Dashboard en deadlines — Het dashboard toont per gebruiker een overzicht van lopende opdrachten, statusverdeling en aankomende deadlines. Deadlines worden automatisch berekend op basis van wettelijke regels en blijven zichtbaar tot na het verstrijken ervan.
Klantenbeheer — Klanten worden centraal beheerd met uitgebreide dossierinformatie. Belgische bedrijfsgegevens worden automatisch opgehaald op basis van het btw-nummer. Per klant zijn alle gekoppelde opdrachten en mandaten raadpleegbaar.
Eenmalige opdrachten — Eenmalige revisorale opdrachten worden beheerd via een tabel- en kanbanweergave. Statusovergangen volgen een vaste workflow met ondersteuning voor reviewers, verzenddata en facturatiegegevens. Wijzigingen worden gelogd voor traceerbaarheid.
Mandaten — Meerjarige commissarisopdrachten worden opgevolgd via een gedetailleerde mandaatstructuur met meerdere fasen. Deadlines, audits, bevestigingen en publicaties worden per boekjaar bijgehouden, met behoud van historiek.
Review en historiek — Per fase wordt vastgelegd wie voorbereidt en wie controleert. Eerdere boekjaren blijven raadpleegbaar en exporteerbaar, wat continuïteit en controle ondersteunt.
Rapportering — Gegevens kunnen geëxporteerd worden voor verdere analyse.
Instellingen en integraties — Beheerders beheren gebruikers en externe integraties. Koppelingen met Clockify en CompanyWeb zorgen voor automatische aanmaak van clients, ophalen van uren en verrijking van bedrijfsgegevens.
Met het portaal beschikt Van de Vyver – Parmentier over een centraal systeem dat de dagelijkse werking ondersteunt en de administratieve belasting vermindert.
Het portaal ondersteunt de dagelijkse werking van het kantoor en vermindert de administratieve belasting voor medewerkers.
Deze case toont hoe een maatwerkportaal kan inspelen op de specifieke noden van professionele dienstverleners met complexe dossiers en wettelijke verplichtingen. Door processen te structureren en informatie te centraliseren ontstaat meer grip en rust in de werking.
Cliniclowns plande hun bezoeken in een gedeelde Excel — met WhatsApp-berichten als bijsluiter. Nu draait alles via één app: planning, communicatie en beschikbaarheden op één plek. Het Excel-bestand is dicht en niemand mist het.
Chauffeurs van Antser hadden een companion app nodig die meedraait met hun logistiek platform. Wij bouwden een native app voor iOS en Android die realtime synchroniseert met het moedersysteem.
Een mobiele app om GS1 Digital Link QR-codes te scannen en direct productinformatie op te halen. Gebouwd voor de farmaceutische sector, waar snelheid en nauwkeurigheid geen luxe zijn maar een vereiste.