PLANNER APP

Cliniclowns werkte jarenlang met een Excel-gebaseerd systeem en WhatsApp communicatie voor hun planning. Deze aanpak werkte prima in het begin, maar naarmate de organisatie groeide, ontstond er behoefte aan een meer gestroomlijnde oplossing.

DE UITDAGING

De groei bracht nieuwe behoeften met zich mee: meer overzicht bij een groeiend aantal clowns en ziekenhuizen, efficiëntere communicatie over afwezigheden en vervangers, een professionelere uitstraling naar hun ziekenhuis partners, en tijdsbesparing voor de vrijwillige coördinatoren.

De organisatie zocht naar een digitale oplossing die hun groei kon ondersteunen zonder hun persoonlijke aanpak te verliezen. Het was belangrijk dat clowns zelf hun vakanties konden aanvragen, dat er een duidelijk overzicht kwam van wie wanneer waar ingepland stond, en dat het systeem eenvoudig genoeg was voor iedereen om te gebruiken.

ONZE AANPAK

Er werd een op maat gemaakte webapplicatie ontwikkeld die perfect aansluit bij hun werkwijze. Het systeem biedt een centrale planning waar alle medewerkers hun roosters kunnen inzien, gecombineerd met een gebruiksvriendelijke vakantieaanvraag module.

Een bijzonder handige functie is het gap-management systeem. Wanneer er een opening ontstaat in de planning, kunnen andere clowns zich vrijwillig aanmelden om in te vallen. Dit gebeurt via een transparant overzicht waar iedereen kan zien welke slots nog beschikbaar zijn.

HET RESULTAAT

De applicatie bevat verschillende modules die naadloos op elkaar aansluiten. Clowns kunnen via een persoonlijk dashboard hun eigen planning bekijken en vakantieaanvragen indienen. Planners hebben toegang tot een overzichtelijke kalender waar zij nieuwe afspraken kunnen inplannen.

De nieuwe webapplicatie heeft de planning getransformeerd van een handmatig proces naar een gestroomlijnd systeem. Clowns hebben nu volledige controle over hun eigen planning en vakantieaanvragen, terwijl planners een duidelijk overzicht hebben van alle afspraken en beschikbaarheid.