Hoe we de planning van Cliniclowns uit Excel haalden
Cliniclowns stuurt vrijwillige clowns naar ziekenhuizen om kinderen een lach te bezorgen. Prachtig werk, maar achter de schermen draaide alles op Excel en WhatsApp. Planning, afwezigheden, vervangers — alles werd manueel bijgehouden in spreadsheets en besproken via berichten.
Dit is het verhaal van hoe we die Excel-planning vervingen door een maatwerk applicatie — en wat dat concreet opleverde.
Het probleem: Excel als planningstool
Het planningsproces bij Cliniclowns werkte als volgt: een coördinator beheerde een Excel-bestand met alle clowns, ziekenhuizen, data en shifts. Afwezigheden werden doorgegeven via WhatsApp. Vervangers werden gezocht via individuele berichten.
Dat werkte — tot een bepaald punt. Bij groei ontstonden problemen:
- Geen centraal overzicht: wie staat waar ingepland?
- Conflicten bij gelijktijdige wijzigingen in hetzelfde bestand
- Versnipperde communicatie over planning en afwezigheden
- Coördinatoren besteedden te veel tijd aan administratie
De oplossing: een planner app op maat
Samen met het team van Cliniclowns ontwierpen we een webapplicatie die hun complete planningsproces digitaliseert. Geen standaard tool die 'bijna past', maar software die exact aansluit bij hoe zij werken.
De app bevat:
- Persoonlijk dashboard — elke clown ziet zijn eigen planning
- Vakantieaanvragen — digitaal indienen en goedkeuren
- Gap-management — openstaande shifts worden zichtbaar, collega's kunnen zich aanmelden
- Centrale kalender — planners hebben overzicht van alle afspraken
- Notificaties — automatische updates bij wijzigingen
Het resultaat
De overstap van Excel naar de planner app leverde direct merkbare verbeteringen op:
- Snellere opvolging van planningswijzigingen
- Minder nood aan WhatsApp-berichten voor coördinatie
- Overzichtelijke planning voor alle betrokkenen
- Minder administratief werk voor vrijwillige coördinatoren
- Eén centrale bron van waarheid in plaats van versnipperde spreadsheets
Wat leren we hieruit?
De case van Cliniclowns toont een patroon dat we bij veel Belgische organisaties zien: Excel werkt prima in het begin, maar schaalt niet mee. De overstap naar maatwerk software hoeft niet groot of duur te zijn. Het begint met één proces dat beter kan.
Zit jouw organisatie in een gelijkaardige situatie? Laten we eens praten over hoe we jouw Excel-processen kunnen vervangen door iets dat beter werkt. Of bekijk de volledige case study van Cliniclowns.